Jak efektywnie pracować w domu? Zasady pracy zdalnej

Coraz częstszą praktyką w wielu firmach jest umożliwianie pracownikom wykonywanie swoich obowiązków służbowych w domu. Ma to swoje wady i zalety i nie każdy nadaje się do tego, by właśnie w ten sposób pracować uznając, że w ten sposób można się tylko rozleniwić. Żeby móc efektywnie pracować w domu, trzeba umieć przestrzegać pewnych zasad. Jakich konkretnie?

• Przygotuj sobie miejsce do pracy
• Pracując w domu pracuj jak w biurze
• Jak ustalić swój plan pracy?
• Pozbądź się wszystkiego, co może cię rozpraszać
• Zadbaj o dobre narzędzia do pracy

Przygotuj miejsce do pracy

Żeby móc gdziekolwiek pracować, trzeba mieć najpierw przygotowane odpowiednio miejsce. Jadąc do biura mamy swoje biurko i niewielki kącik, ze wszystkimi najpotrzebniejszymi rzeczami – w domu powinno być tak samo. Należy wydzielić swój niewielki kąt, gdzie będzie można się zaszyć i skupić na swoich obowiązkach, mając pod ręką wszystkie rzeczy niezbędne do pracy.

Najlepiej gdyby był to całkowicie osobny pokój, tak zwany „work room”, ale czasem wystarczy odrobina miejsca w dowolnym pomieszczeniu, by móc w spokoju pracować. W takim przypadku pomocne mogą być półki ścienne, które nie zajmują cennej powierzchni podłogi, albo dyskretne sposoby na uporządkowanie kabli, dzięki czemu przestrzeń wizualnie pozostaje czysta i niezagracona. Kluczowa jest przy tym także dobra organizacja miejsca do pracy – stwórz strefy tematyczne: jedna na dokumenty, druga na sprzęt elektroniczny, trzecia na materiały biurowe.

Pracując w domu pracuj jak w biurze

Co to dokładnie oznacza? Przede wszystkim chodzi o przygotowanie oraz nasze podejście, w tym także fakt, w jakim ubraniu przystępujemy do pracy. Czy idąc do biura pójdziemy w piżamie? Raczej jest to wątpliwe – dlatego też zaczynając pracę zadbaj o odpowiedni ubiór. Nie musi być elegancki, ani wyjściowy, ale traktując obowiązki zawodowe poważnie, podchodźmy do nich na poważnie.

To też pozwoli nam na zachowaniu skupienia, bo będziemy się czuć tak, jakbyśmy naprawdę byli w biurze, a nie w domu. Psychologowie zauważają, że zmiana stroju stanowi dla mózgu sygnał przełączenia się w tryb pracy – działa jak mentalny rytuał otwarcia dnia zawodowego. Warto także o ustalonej porze rano przygotować sobie kawę lub herbatę, tak jak robimy to w biurze, budując nawyk regularności i rozpoczynając dzień roboczy świadomym gestem.

Jak ustalić swój plan pracy?

Praca w domu bywa ryzykowna, bo najczęściej znajdzie się całe mnóstwo rozpraszaczy, które będą nas odrywać od pracy, dlatego też bardzo ważne jest, by taki dzień dokładnie sobie rozplanować. Ustalić, o której wstajemy i o której zasiadamy do pracy. Istotne jest określenie ram czasowych, jakie poświęcimy na swoje obowiązki, a także to, kiedy i jakie przerwy będziemy robić, bo to też ma znaczenie.

Najlepiej wyznaczyć sobie balans pracy, to znaczy określić po jakim czasie jakie przerwy się zrobi i się tego trzymać. Przykładowo: technika Pomodoro (25 minut pracy, 5 minut przerwy) albo bloki 90-minutowe z 15-minutowymi przerwami – wybierz wariant dopasowany do swojego rytmu biologicznego i charakteru zadań. Mając plan i trzymając się go, wyrobimy sobie pewne przyzwyczajenia, które po tygodniach staną się automatyzmem, redukując wysiłek wolicjonalny potrzebny do utrzymania dyscypliny.

Dobrze jest też zaplanować porę na lunch, idealnie poza biurkiem, aby symbolicznie oddzielić czas pracy od regeneracji. Regularność posiłków i przerw wpływa pozytywnie na poziom energii i koncentrację przez cały dzień.

Pozbądź się wszystkiego, co może cię rozpraszać

Na co dzień normalnym jest, że wokół nas dzieje się wiele różnych rzeczy, które przyciągają naszą uwagę. Podejmując pracę w domu należy tych rozpraszaczy się pozbyć. Być offline dla innych, poza osobami z pracy i przełożonymi. Należy tutaj jednocześnie oddzielić obowiązki domowe od zawodowych, czyli nie kontaktujemy się z rodziną czy znajomymi w tych konkretnych godzinach.

To dotyczy również reszty członków rodziny, którzy pozostają w tym samym czasie w domu. Ty choć jesteś w domu, to pozostajesz niedostępny dla nikogo z domowników. Warto ustalić z nimi jasne reguły: na przykład zamknięte drzwi pokoju oznaczają, że nie można wchodzić bez pilnej potrzeby. W praktyce pomocne może być wyłączenie powiadomień push na telefonie oraz zamknięcie nieużywanych aplikacji na komputerze – nawet drobne dźwięki lub migające ikonki potrafią skutecznie zaburzyć tok myśli.

Jeśli mieszkasz z innymi ludźmi, komunikuj wyraźnie swój harmonogram dnia – to zmniejsza ryzyko nieumyślnych zakłóceń. Dobrym rozwiązaniem jest także używanie słuchawek z muzyką bez słów lub białym szumem, co sygnalizuje otoczeniu stan skupienia i jednocześnie tłumi bodźce akustyczne.

Zadbaj o dobre narzędzia do pracy

Pracując w domu, trzeba mieć nie tylko odrobinę miejsca i spokoju, ale także wszystkie niezbędne do tego narzędzia. Niektórym wystarczy kawałek biurka na laptop, ale bywa tak, że potrzebuje się także innych rzeczy – telefonów, drukarek, czy wielu innych urządzeń czy dokumentów. Trzeba się o nie postarać, tak samo jak i o miejsce do ich przechowywania.

Warto też zadbać o to, by mieć dobre połączenie sieciowe, jeżeli nasza praca obejmuje głównie posługiwanie się internetem. Stabilne łącze o odpowiedniej przepustowości minimalizuje ryzyko przerw w wideokonferencjach czy podczas przesyłania dużych plików – takie awarie potrafią skutecznie zdezorganizować cały dzień pracy. Wszystko to pozwoli nam na zachowanie wygody pracy.

Nie bez znaczenia jest również ergonomia stanowiska: wygodne krzesło z podparciem lędźwiowym, monitor ustawiony na wysokości oczu, klawiatura i mysz dostosowane do budowy dłoni. Długotrwała praca w niewłaściwej pozycji prowadzi do bólów kręgosłupa i nadgarstków, co na dłuższą metę obniża produktywność i wpływa negatywnie na samopoczucie.