Zatrudnienie obcokrajowców w przemyśle: przepisy, formalności…

Obcokrajowcy coraz chętniej decydują się na pracę w polskich fabrykach. Szczególnie ci zza wschodniej granicy. Są również ostatnią deską ratunku dla przedsiębiorców, którzy nie potrafią znaleźć polskich pracowników. A co trzeba wiedzieć, zatrudniając Ukraińców? O jakich przepisach i formalnościach należy pamiętać?

• Zatrudnienie obcokrajowca w przemyśle
• Jak zatrudnić Ukraińca?
• Formalności związane z zatrudnieniem obcokrajowca
• Zatrudnienie obcokrajowca – jakie problemy?

Kto może pracować w polskich fabrykach bez ograniczeń

Na polskim rynku wciąż brakuje rąk do pracy. Polacy wolą pracować w fabrykach za granicą niż w swojej ojczyźnie. Trend ten skłania do poszukiwania pracy w Holandii, Niemczech czy Wielkiej Brytanii. Dlatego przedsiębiorcy coraz częściej decydują się na zatrudnienie obcokrajowców. Pozyskanie takich pracowników nie jest trudne w przypadku osób pochodzących z krajów Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Obywatele tych państw nie potrzebują pozwolenia na pracę – wystarczy zarejestrowanie pobytu po przekroczeniu 90 dni nieprzerwanego pobytu w Polsce. Odmiennie wygląda to w przypadku Ukraińców, którzy chętnie przyjeżdżają do Polski w celach zarobkowych.

Jak zatrudnić Ukraińca

Zatrudnienie Ukraińca jest nieco bardziej skomplikowane, ponieważ w tym przypadku niezbędne okaże się pozwolenie na pracę, wydawane na podstawie kilku czynników. Na dodatek musi się o nie ubiegać pracodawca, a nie pracownik. Powinien on również udowodnić, że nie potrafi znaleźć polskich pracowników – w praktyce oznacza to zgłoszenie oferty pracy do urzędu pracy i oczekiwanie na kandydatów przez określony czas. Dopiero gdy nie pojawią się chętni lub ich kwalifikacje okażą się niewystarczające, można przystąpić do procedury zatrudnienia cudzoziemca.

Zezwolenie na pracę sezonową

W 2018 roku weszła w życie nowa ustawa, dotycząca zezwolenia na pracę sezonową. Jednak szansę na skorzystanie z tych przepisów mają jedynie osoby zatrudniające się w takich sektorach jak rolnictwo, turystyka czy ogrodnictwo. Takie zezwolenie kosztuje 30 zł i nie może być wydane na dłużej niż 9 miesięcy w roku kalendarzowym. Jest to spore ułatwienie, ponieważ zwalnia pracodawcę z tzw. testu rynku pracy – nie trzeba już wykazywać, że nie udało się pozyskać pracowników z Polski czy krajów UE.

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy

Alternatywą dla pozwolenia na pracę jest oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. To prostszy i tańszy instrument, którego można użyć w przypadku obywateli m.in. Ukrainy, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji oraz Armenii. Oświadczenie wydawane jest na pół roku. W 2019 roku ten okres miał zostać wydłużony do 12 miesięcy, jednak nowelizacja do dziś nie weszła w życie. Oświadczenie ma zastosowanie, gdy cudzoziemiec będzie wykonywał pracę dla jednego pracodawcy przez okres nieprzekraczający 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy.

Formalności związane z zatrudnieniem obcokrajowca

Zatrudniając Ukraińców w polskich fabrykach, trzeba liczyć się z większą liczbą formalności niż w przypadku pracowników z UE. Pracodawca musi złożyć we właściwym powiatowym urzędzie pracy oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi i przedstawić dowód dokonania wpłaty w wysokości 30 zł. Warto przy tym pamiętać, że pracownik, którego zatrudniamy w przemyśle, musi legalnie przebywać na terenie Polski. Obywatele Ukrainy od 2017 roku mają prawo do ruchu bezwizowego przez 90 dni w każdym okresie 180 dni. Pracodawca do wypełnionego wniosku musi również dołączyć oświadczenie o niekaralności, kopię dokumentu tożsamości i wszystkich stron dokumentu, który potwierdza legalny pobyt w Polsce.

Dokumenty wymagane od pracodawcy

Pracodawca składający oświadczenie musi przygotować komplet dokumentów potwierdzających prowadzenie działalności gospodarczej – może to być wyciąg z KRS, zaświadczenie o wpisie do CEIDG lub inny dokument rejestrowy. Dodatkowo wymagane jest określenie stanowiska pracy, miejsca wykonywania obowiązków oraz wymiaru czasu pracy. Trzeba również podać informacje o wynagrodzeniu – nie może być ono niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę obowiązujące w Polsce.

Dokumenty wymagane od pracownika

Cudzoziemiec ubiegający się o zatrudnienie musi przedstawić dokument potwierdzający legalny pobyt na terytorium Polski – może to być wiza, karta pobytu lub stempel w paszporcie potwierdzający datę wjazdu. W przypadku obywateli Ukrainy korzystających z ruchu bezwizowego najczęściej wystarczy paszport z odnotowaną datą przekroczenia granicy. Jeśli pobyt ma trwać dłużej niż 90 dni, cudzoziemiec musi wystąpić o zezwolenie na pobyt czasowy, co wymaga dodatkowych formalności w urzędzie wojewódzkim.

Zatrudnienie obcokrajowca – jakie problemy

Mimo wielu prób usprawnienia procesu przyjmowania do polskich fabryk pracowników z Ukrainy wciąż sprawia on wiele problemów. Główny z nich polega na tym, że na pozwolenie na pobyt czasowy czy na zatrudnienie w Polsce wciąż trzeba długo czekać. Urzędnicy zwyczajnie nie wyrabiają przy aktualnych potrzebach. W końcu muszą dokładnie sprawdzać prawidłowość dokumentów, które pracodawca przynosi do urzędu. W związku z tym czas ich pracy znacznie się wydłuża. Z kolei każdy błąd w dokumentacji wydłuża termin rejestracji oświadczenia o kolejny miesiąc.

Długi czas oczekiwania na decyzje administracyjne

Okresy oczekiwania na decyzję dotyczącą zezwolenia na pobyt czasowy w niektórych województwach przekraczają 6 miesięcy, co uniemożliwia legalną pracę przez ten czas. W praktyce oznacza to, że pracownik może zacząć pracę dopiero po otrzymaniu dokumentu pobytowego, chyba że złoży wniosek w odpowiednim momencie i skorzysta z zasady legalizacji pobytu na czas procedury – wówczas ma prawo do legalnego pobytu i pracy od momentu złożenia kompletnego wniosku.

Problemy językowe i kulturowe

Kolejnym wyzwaniem są różnice językowe i kulturowe. Chociaż wiele osób z Ukrainy posługuje się językiem polskim w stopniu komunikatywnym, w środowisku przemysłowym często występują pojęcia techniczne, które mogą sprawiać trudności. Warto zatem organizować szkolenia wstępne obejmujące nie tylko zasady BHP, ale także podstawowe słownictwo branżowe. Dodatkowo różnice w kulturze pracy mogą prowadzić do nieporozumień – na przykład w zakresie oczekiwań dotyczących samodzielności, zgłaszania problemów czy komunikacji z przełożonymi.

Brak jednolitych procedur

Różne urzędy pracy i urzędy wojewódzkie stosują niejednolite wymagania dotyczące składanych dokumentów. W jednym urzędzie wystarcza kserokopia paszportu, w innym wymagane jest tłumaczenie przysięgłe. Brak spójnych wytół na poziomie krajowym utrudnia pracodawcom przygotowanie dokumentacji, zwłaszcza gdy prowadzą działalność w różnych województwach. Stąd przed złożeniem wniosku warto skontaktować się telefonicznie z urzędem i uzyskać potwierdzenie, jakie dokumenty będą wymagane w danej lokalizacji.

Wysokie koszty administracyjne przy zatrudnianiu większej liczby osób

Dla przedsiębiorstw zatrudniających dziesiątki pracowników z Ukrainy koszty administracyjne mogą być odczuwalne. Każde oświadczenie wiąże się z opłatą 30 zł, a pozwolenie na pracę kosztuje znacznie więcej – od kilkuset do ponad tysiąca złotych w zależności od rodzaju zezwolenia. Do tego dochodzą koszty tłumaczeń przysięgłych dokumentów, opłaty skarbowe za zezwolenia pobytowe oraz wynagrodzenia dla biur, które zajmują się legalizacją pobytu i pracy cudzoziemców. W efekcie całkowity koszt zatrudnienia jednego obcokrajowca może przekroczyć kilka tysięcy złotych rocznie, nie licząc wynagrodzenia.

Rotacja pracowników i問題 z ciągłością zatrudnienia

Pracownicy z Ukrainy często decydują się na powrót do kraju lub zmianę pracodawcy w poszukiwaniu lepszych warunków. Rotacja w niektórych zakładach przemysłowych sięga 30–40% w skali roku, co zmusza działy HR do ciągłego prowadzenia rekrutacji i powtarzania procedur legalizacyjnych. Doświadczeni pracownicy opuszczający firmę zabierają ze sobą wiedzę o procesach produkcyjnych, co obniża efektywność i wymaga ponownego szkolenia nowych osób. Aby ograniczyć rotację, część pracodawców oferuje dodatkowe benefity, takie jak zakwaterowanie, dofinansowanie do nauki języka polskiego czy premie za staż pracy.